Ce document est destiné plus particulièrement aux utilisateurs qui ne connaissent pas encore la gestion commerciale MERCURIAL version STANDARD. Ils découvriront ici une liste rapide des principaux menus du logiciel.
N'oubliez pas non plus de consulter la liste des Caractéristiques communes à tous les logiciels.
CADRE DE L'APPLICATION :
Ce menu permet de définir et d'archiver tous les éléments stables de l'environnement de la gestion commerciale.
Parmi les innombrables fonctions offertes, citons :
Identité de l'entreprise : permet de saisir les coordonnées de l'employeur (adresse, immatriculation etc.).
Taxes : nombre illimité de taux de TVA ou de taxes parafiscales (assiettes des taxes en pourcentage, en quantité, poids, volume, etc.)
Devises - Euro : pour saisir les derniers cours des devises. MERCURIAL est multi-devises. L'Euro y est vu comme une devise particulière.
Clients : ajouts, mises à jour, suppressions, éditions libres et paramétrables. Ajouts de champs libres dans les fiches clients (téléphone du comptable par exemple) exploitables ensuite dans les recherches ou éditions. Application de « Styles de clients » pour isoler des fiches à mettre à jour, à éditer, etc. Recherches puissantes personnalisées par utilisateur sur n'importe quel champ et valeur de la fiche (valeurs exactes, approchantes, différentes, « ressemblantes à »). Mise à jour au choix par fiche client ou sous forme de tabulaire dont on sélectionne les champs à afficher, etc.
Produits : mêmes fonctionnalités de bases que pour les clients. Nomenclatures de production, nomenclatures inverses, produits composés, mise à jour instantanée du coût de production si le prix d'un composant change. Nombre illimité de références fournisseurs d'un même produit. Ajout de champs libres (hauteur, largeur, taille coloris, etc.) et définition de relations entre les champs (surface=hauteur * largeur). Nombre illimité de taxes parafiscales pour un même produit. Mises à jours des prix par constantes (majoration ou minoration du prix des produits d'un style, avec ou sans « forçage » du taux de marque s'il existe, etc).
Tarifs : par clients, produits, familles de produits ou toutes combinaisons de ces critères. Remises en pourcentage, en cascade (20+4), ou en prix nets. Remises quantitatives. Tarifs en devise nationale ou étrangère, HT ou TTC, port inclus ou non, taxe parafiscale incluse ou non. Copie d'un tarif sur un autre, conversion monétaire d'un tarif, mise en service d'un tarif à une date donnée, etc.
Fournisseurs : mêmes fonctionnalités de bases que pour les clients.
DOCUMENTS CLIENTS :
Saisie, mise à jour : devis, commandes, BL, factures, avoirs, relevés. Création d'un document par reprise partielle ou totale de un ou n documents d'un client. Notions de clients et de destinataires, de client de passage. Saisie en devise nationale ou étrangère, en HT ou en TTC. Personnalisation de l'interface de saisie (choix des champs à afficher) par style de documents et/ou par utilisateur. Stocks temps réel. Attributs des lignes de documents (gras, centré, en rouge, etc.). Libellés libres, sous-totaux partiels ou globaux automatiquement recalculés, expressions dans les champs numériques, calcul automatique de relation pour certains produits (surface=largeur * hauteur par exemple). Ajout de champs libres, hérités ou non des champs libres du client ou du produit. Port (global ou inclus dans chaque ligne de produit), remise de pied de facture, escompte, acompte ou formules d'acomptes, TTC en toutes lettres, notes ponctuelles ou automatiques. Contrôle fin de la marge et des prix d'achat, des commissions. Personnalisation pour le document des profils hérités du client et des produits, substitution automatique des taux de TVA ou des comptes (utile dans le bâtiment pour remplacer 19.6% par 5.5% par exemple). Recherches avancées d'un document sur n'importe quelle valeur de champ, édition dans la foulée ou non, possibilité de saisie des règlements en pied de facture (vente au comptoir), etc.
Editions de listes de documents : par combinaison de style de période (cette semaine, ce mois-ci, cette année, etc.) et de style de documents (« les BL non édités du magasin » par exemple) l'utilisateur produit toutes sortes de listes utiles au contrôle de sa saisie. Personnalisation de l'édition par utilisateur (choix des champs, des critères de tris ou de regroupements).
Edition globale de documents : utile lorsque l'impression est différée par rapport à la saisie. Très grande puissance de la sélection des documents à traiter grâce aux styles, ou du nombre d'exemplaires souhaités par client (ceux de la fiche client, 2 exemplaires, 2 exemplaires au moins, 3, 3 au moins, etc.).
Dossier d'un client : document personnalisable très intéressant pour un rapprochement avec les données de la comptabilité. C'est un moyen commode d'obtenir le compte d'un client vu de la gestion commerciale.
Nombreux utilitaires de recherches avancées (sur n'importe quelle donnée d'un document) ou d'actions globales sur des documents d'un style.
ENTREE EN STOCK :
Cette partie du logiciel permet de traiter les commandes et BL fournisseurs, les saisies de fabrication et de constater le déplacement du stock entre dépôts. MERCURIAL sait en effet gérer et justifier les stocks par dépôt en expliquant les réassortiments, les achats, les productions, les consommations issues de la production, les déplacements inter-dépôts, les sorties issues des BL, des factures et les sorties réservées (commandes clients).
De nombreux modules permettent d'exploiter ces informations (statistiques d'achat, production et/ou consommation d'une période, etc.).
RESULTATS :
C'est la partie la plus riche de MERCURIAL.
Elle permet d'exploiter tout ce qui découle de la saisie des documents clients. Parmi ces résultats, citons :
Journal des ventes : ce document très clair est un auxiliaire précieux pour établir vos déclarations de TVA. Le traitement permet sur option d'exporter les écritures vers la comptabilité EXPERMEGAS. Nombreuses finesses permettant à cette occasion de ne rien oublier, et de pouvoir faire ou refaire cette liaison.
Saisie des règlements : tout y est et pourtant le sujet est vaste ! Règlements partiels, règlements multiples d'un ou de plusieurs documents d'un ou de plusieurs clients, règlements pour solde, par compensation de plusieurs documents, en francs ou en euros, bordereau de remises de chèques, compléments d'écritures comptables, entrée en portefeuille. Edition des anomalies à l'échéance, relances partielles ou globales des clients en anomalies, modèles de lettres de relance libres, relances ponctuelles, relevé de comptes avec courrier d'accompagnement, etc.
Gestion du portefeuille et des LCR (option d'acquisition de MERCURIAL) : Voir ici
Statistiques : générales et mois par mois (CA HT, Net commercial, net financier et marge sur option), justifiées ou non par client. Statistiques par styles de clients et par période ou par styles de produits. Analyses croisées combinant à la fois styles de clients, styles de produits, styles de période et styles de documents : il ne reste plus qu'à y ajouter un style de présentation et demander à MERCURIAL de se rappeler de cette combinaison pour les fois suivantes. Permet d'obtenir par exemple les clients d'un produit, les produits d'un client, les produits ou les clients d'un représentant, etc. Palmarès clients, palmarès produits : par exemple les 50 meilleurs clients en marge, les 20 meilleurs produits en CA de la famille « Logiciels ». La version MAJOR de MERCURIAL permet en outre de choisir les champs à afficher sur l'état. Tous les états s'exportent au format RTF (WORD notamment) ou vers EXCEL.
Stocks : consultation à l'écran en temps réel (multiples points d'appels depuis la fiche produit, la recherche de produits, la saisie de documents, etc.). Explication détaillée de la position en stock (BL, factures, production, stock réservé, etc.) et par dépôt. Etat des stocks en quantité et en valeur, en quantité détaillée et justifiée par éléments constitutifs de la position en stock, limité à un dépôt ou en rupture de stock, stock futur. Variation du stock sur une période, saisie des à nouveaux (par dépôt le cas échéant).
Commissions : MERCURIAL sait calculer et justifier le calcul des commissions (formules possibles du type « Si CA supérieur à 1000 alors marge * 5% »).
SERVICES ET UTILITAIRES :
Ils sont très nombreux et permettent par exemple de requalifier la base de données (changer tous les clients de tel profil par telle valeur), de traduire le dossier courant en euros, de relater tous les événements intervenus dans la maintenance des fichiers permanents (modification de telle fiche client tel jour par tel utilisateur). La version MAJOR de MERCURIAL sait exporter et importer des documents MERCURIAL (permet une saisie déportée des commandes par un représentant, ou la saisie de factures sur un poste non connecté au réseau).
OPTIONS DE COMMERCIALISATION :
MERCURIAL version standard (obligatoire)
Option réseau 5 utilisateurs, 25 utilisateurs et au-delà.
MERCURIAL Version MAJOR
Gestion des LCR et du portefeuille d'effets
Gestion de la DEB (déclaration d'échanges de biens)
MERCURIAL Garage
MERCURIAL Viticole
AUTRES CARACTERISTIQUES :